จากประสบการณ์ส่วนตัวที่ได้เที่ยวไปไล่เปิดลิ้นชักเครื่องเขียนโต๊ะของชาวบ้านดู
ผมพบว่าส่วนใหญ่มีลิ้นชักเครื่องเขียนเป็นเหมือนรูปข้างบน
ในวันแรกๆ ที่เริ่มทำงาน ลิ้นชักเครื่องเขียนก็มักจะไม่ค่อยมีอะไรให้เก็บ
แต่ยิ่งทำงานไปได้นานเท่าไหร่
สารพัดสิ่งของก็มักจะเข้าไปมีที่อยู่ในลิ้นชักมากขึ้นเท่านั้น
สุดท้ายก็จะกลายสภาพเป็นอย่างรูปที่เห็น คือ กลายเป็นที่เก็บของกลายๆ ไม่ได้เป็นลิ้นชักสำหรับเครื่องเขียนอย่างที่มันควรจะเป็น
รูปนี้เป็นลิ้นชักเครื่องเขียนของผมเองครับ
ถ่ายไว้เมื่อประมาณปี 2541
หรือ 2542 หรือเมื่อสิบกว่าปีมาแล้ว ซึ่งก็เป็นเช่นเดียวกันกับลิ้นชักของคนอื่นๆ
ที่ถ่ายเก็บไว้เพราะ “5ส
ที่คนไทยไม่รู้จัก” ได้เกิดขึ้นจากตรงนี้
ย้อนไปในช่วงปีพ.ศ. 2540-41 ผมกำลังสนใจเรื่องของ TPM (Total
Productive Maintenance) และได้มีโอกาสได้ไปเยี่ยมชมโรงงานที่ทำ TPM ระดับได้รับรางวัล
PM Prize หลายแห่งในประเทศญี่ปุ่น ซึ่งนอกจากจะได้เห็นความน่าทึ่งจากผลสำเร็จในการทำ
TPM ของโรงงานเหล่านี้แล้ว
สิ่งหนึ่งที่ผมสังเกตเห็นว่าเป็นกิจกรรมพื้นฐานที่จะขาดไม่ได้ของทุกโรงงาน ก็คือ การทำ
5S หรือ 5ส นั่นเอง
แต่สิ่งที่น่าประหลาดใจอย่างยิ่งก็คือ การทำ 5ส
ของโรงงานเหล่านี้ช่าง "แตกต่าง" จากการทำ 5ส ในเมืองไทยที่ผมเคยพบเห็นมาอย่างสิ้นเชิงครับ
แน่นอนว่าผมไม่ปล่อยให้ข้อสงสัยของผมผ่านไปง่ายๆ จึงพยายามค้นหาที่มาของ
5S และหลักการทำ 5S ที่แท้จริงให้ได้ว่า มีอะไรที่แตกต่างกันกับการทำ 5ส ในเมืองไทย
แล้วโชคก็เข้าข้างผม
วันหนึ่งวารสาร Kojo Kanri Vol40 No2 ที่บังเอิญหลงมาอยู่บนโต๊ะทำงานผมได้อย่างไรไม่รู้
เปิดดูก็พบว่ามีบทความของอาจารย์ โทโมโอะ
ซึงิยามา เรื่อง “การเปลี่ยนสถานที่ทำงานด้วยการตรวจสอบเฉพาะจุด” ได้อธิบายการทำ 5S และเทคนิคของการส่งเสริมการทำ
5S ในโรงงานด้วยการถ่ายภาพพื้นที่ๆ ที่เป็นระยะๆ ซึ่งเมื่อนำภาพถ่ายในแต่ละระยะมาเปรียบเทียบกันก็จะเห็นการเปลี่ยนแปลงที่ดีขึ้นของพื้นที่อย่างชัดเจน
ในบทความได้แสดงให้เห็นว่า การทำ 5S ในพื้นที่บางแห่งต้องใช้เวลานานถึง 9 เดือนเลยทีเดียว
และแน่นอนว่ามันต่างจากการทำ 5ส แบบ “ทำเช้าได้เย็น” ในบ้านเราโดยสิ้นเชิง
นี่เป็นตัวอย่างบางส่วน
เมื่อได้ตามไปถึงหน่วยงานในบริษัทที่เป็นเจ้าของวารสารเล่มนี้ และได้ขอยืมวารสารเล่มเก่าๆ
เพื่อมาค้นหาเรื่องของ 5S ก็ยิ่งได้พบว่ากิจกรรม 5S และความรู้เกี่ยวกับ 5S ได้จัดเป็นหัวข้อสำคัญของวารสารเลยทีเดียว และได้มีการลงเรื่องของ 5S และผลงาน 5S ของหลากหลายโรงงานแทบจะทุกฉบับ
แม้ว่าวารสาร Kojo Kanri นี้จะเป็นวารสารที่ให้ความรู้เกี่ยวกับการเพิ่มผลผลิตและการจัดการโรงงาน แต่ได้ลงเรื่องเกี่ยวกับ 5S เอาไว้ด้วยแทบทุกฉบับ จึงน่าจะกล่าวได้ว่า 5S
จัดเป็นเรื่องสำคัญเรื่องหนึ่งในการเพิ่มผลผลิตและการบริหารจัดการโรงงานในประเทศญี่ปุ่น
ก็ไม่น่าจะผิดนัก
คราวนี้ย้อนกลับมาที่ลิ้นชักเครื่องเขียนของผมอีกครั้ง
บ่ายวันหนึ่งหลังจากได้พยายามศึกษาวิธีการทำ 5S ของญี่ปุ่นมาได้สักระยะหนึ่งแล้ว
ในขณะที่กำลังนั่งว่างๆ ที่โต๊ะทำงาน ผมได้เปิดลิ้นชักเครื่องเขียนดู
(ไม่รู้เหมือนกันว่าเปิดทำไม) บังเอิญดึงลิ้นชักออกมาจนสุด ก็เห็นยางลบดินสอก้อนเก่าที่เมื่อวันก่อนหาไม่พบ
(เลยไปหาก้อนใหม่มาใส่เพิ่มอีกหนึ่งก้อนแทน) ซุกอยู่ในลิ้นชักไม่ได้หายไปไหน
ในความคิดชั่วเวลานั้นก็เลยนึกถึงลิ้นชักเครื่องเขียนของผู้ทำ
5S จำนวนมากที่ลงไว้ในวารสาร Kojo Kanri ทันที จากที่เคยไม่เข้าใจว่าทำไมต้องเป็นเช่นนั้น
ผมก็เริ่มเข้าใจคำว่า "สะสาง" "สะดวก" และ "สะอาด" ได้อย่างชัดเจน
มาลองดูลำดับความคิดกันก่อนนะครับ
1. แน่นอนว่านี่เป็นลิ้นชักเครื่องเขียน ดังนั้นยางลบดินสอควรอยู่ในลิ้นชักเครื่องเขียนนี้จึงถูกต้องแล้ว
แต่สิ่งอื่นๆ ที่ไม่ควรอยู่ในลิ้นชักเครื่องเขียนนี้ กลับมาสิงสถิตอยู่ในลิ้นชักกลายเป็นอุปสรรคในการ
ทำหน้าที่ของตัวลิ้นชักเองและผู้ที่ใช้ลิ้นชักในการ “เข้าถึง” ตัวยางลบ
เพื่อแก้ปัญหานี้จึงจำเป็นต้องเอาสิ่งของที่ไม่เกี่ยวข้องกับพื้นที่และการทำงานในพื้นที่นี้
(ลิ้นชัก) ออกไป
ซึ่งก็คือ การทำ “สะสาง” นั่นเอง
ดังนั้นการทำสะสางจึงง่ายมาก คือ กำหนดว่าลิ้นชักเครื่องเขียนตรงนี้ควรมีอะไรที่
“จำเป็นกับงาน” (ของผม) ที่โต๊ะทำงานนี้
และหากต้องใช้สิ่งของเหล่านั้นเป็นประจำมันก็ควรจะ “ตัองมีที่อยู่” ในลิ้นชักนี้
เมื่อได้รายการสิ่งของแล้ว การทำสะสางจึงเป็นเพียงแค่การแยกสิ่งของที่ไม่ได้อยู่ในรายการนี้
แล้วนำออกไปจากลิ้นชักเท่านั้นเอง
2. เมื่อเหลือแต่สิ่งของที่ต้องอยู่ในลิ้นชักนี้แล้วเท่านั้น อุปสรรคในการเข้าถึงสิ่งของ
และสภาพที่ไม่สะอาดในพื้นที่ก็หมดไป “สะดวก” และ “สะอาด” ก็ตามมาเองโดยอัตโนมัติครับ
3. โฟมยางเจาะช่องที่อยู่ “เฉพาะตัว” ให้แก่เครื่องเขียนที่ต้องการให้อยู่ในลิ้นชักตามที่เห็นใน
Kojo Kanri ที่เคยคิดไม่ออกว่าทำไมต้องใช้ด้วยนั้นจึงเป็นการตอบโจทย์ในการกำหนดตำแหน่งที่เหมาะสมให้กับสิ่งของในลิ้นชัก
สร้างความสะดวกในการหยิบใช้ ไม่ต้องค้นหา และนำง่ายต่อการนำกลับคืนที่เดิมครับ ที่สำคัญที่สุดมันเป็นตัวบังคับให้สิ่งของอยู่ใน
“ตำแหน่งเดิม” ของมันได้ตลอดเวลา เป็นการรักษาสภาพของ สะสาง สะดวก และสะอาด
ให้คงอยู่ได้ตลอดเวลา
และเนื่องจากโฟมยางทำเป็น 2 ชั้นคนละสี และเจาะช่องที่ชั้นบน
ดังนั้นเมื่อนำสิ่งของออกไปใช้ สีพื้นที่ต่างกันก็จะเด่นออกมา
เป็นการเตือนว่ามีสิ่งของหายออกไปจากที่อยุ่ตรงนี้ หากมีใครนำออกไปใช้แล้วไม่นำกลับมาคืนที่
ก็จะเป็นสัญญานเตือนอยู่ตลอดเวลาว่าของหายไป เกิดผิดปกติขึ้นในพื้นที่ครับ
4. สุดท้ายเมื่อเกิดสัญญานเตือนหรือนำสิ่งของออกไปใช้ ก็ต้องนำสิ่งของที่นำออกไปมาคืนที่อยู่เดิม
สัญญานเตือนก็จะหยุดลง พื้นที่ก็จะกลับเป็นปกติ เป็นการรักษาสภาพ 3ส ของพื้นที่ได้ตลอดเวลาโดยไม่ต้องสร้างนิสัยเลย
ขอแค่ไม่เพิกเฉยต่อสัญญานเตือนที่เกิดขึ้นก็เพียงพอแล้ว
จะเห็นว่า 5ส เกิดขึ้นตามลำดับครับ คือ สะสาง สะดวก สะอาด
จากนั้นเราจำเป็นต้องสร้างระบบหรือวิธีป้องกันต่างๆ เพื่อให้คงสภาพ 3ส แรกไว้ได้ตลอดเวลา
ซึ่งผมขอใช้คำว่า “สภาพเดิม” และสุดท้าย คือ
ตอบสนองต่อ "สัญญาณเตือน" หรือทำตามระบบที่ได้ทำไว้ใน ส สภาพเดิม
และไม่เพิกเฉยต่อสัญญานเตือนหรือไม่ทำตามระบบ ผมเรียกว่าเป็นความ “สม่ำเสมอ”
ในการปฏิบัติครับ
จะเห็นว่าครบ 5ส พอดี
และนี่เป็นลิ้นชักเครื่องเขียนหลังทำ 5ส ครั้งแรกแล้วครับ
เมื่อใช้ไปสักระยะหนึ่งผมก็พบว่ามีบางอย่างไม่เคยหยิบใช้ และมีบางอย่างต้องใช้บ่อยแต่ไม่ได้อยู่ในลิ้นชักนี้ ก็เลยลงมือสะสางอีกครั้งจนได้ตามนี้
เมื่อย้อนกลับมาดูบทความต่างๆ
ที่อาจารย์ชาวญี่ปุ่นเขียนไว้ในวารสาร Kojo Kanri ในหลายๆ ฉบับก็คิดว่ายิ่งทำให้เข้าใจ 5ส
มากยิ่งขึ้น และเมื่อเริ่มทดลองขยับขยายการทำ 5ส ไปยังจุดอื่นๆ ผมก็พบว่า
สุดท้ายก็จะได้ผลออกมาเหมือนที่ไปดูโรงงาน TPM ที่ญี่ปุ่นนั่นเองครับ
นอกจากนี้ยังได้พบอีกว่า ที่เราทำ 5ส
กันไม่ได้ผลนั้นมาจากอุปสรรคที่เกิดขึ้นในตัวเองของ 5ส
ที่เรารู้จักกันทั่วไปในเมืองไทย คือ สะสาง สะดวก สะอาด สุขลักษณะ และสร้างนิสัย
ซึ่งผมเขียนไว้โดยละเอียดแล้วในหนังสือ “5ส ที่คนไทยไม่รู้จัก” แล้วครับ
จะไม่ขอกล่าวอีก
สำหรับคนที่สนใจและเห็นความสำคัญในการทำ 5ส ผมอยากให้เริ่มต้นจากจุดง่ายๆ
ใกล้ๆ ตัว ที่ทำให้เห็นหลักการของ 5ส ได้อย่างครบถ้วนอย่าง “ลิ้นชักเครื่องเขียน”
นี่แหละ
ลองทำดูนะครับ
